北海道本島の最北端に位置する稚内から、西方約59kmの日本海に浮かぶ一島一町の島、礼文町。利尻礼文サロベツ国立公園に指定された豊かな自然に恵まれ、約300種の高山植物が咲き誇ることから「花の浮島」とも呼ばれる島です。約90名の職員が、島民2,160人の行政サービスを支えています。

礼文町さまが大きな転換点を迎えたのが、2021年。新型コロナウイルスへの対応を通じて、制度や組織のあり方をデジタル化に合わせて変革する必要性がありました。政府がめざすデジタル社会の実現に向けて、各自治体の役割が重要になった時期です。

国は、自治体が重点的に取り組むべき事項を示しました。自治体情報システムの標準化・共通化、マイナンバーカードの普及促進、行政手続きのオンライン化など。地域社会のデジタル化に向けたさまざまな課題が山積。礼文町さまにおいても、限られた職員体制の中で、デジタル分野の専門人材やノウハウを補いながら、DXを進めていく必要がありました。

礼文町さまがデジタル化していくにあたり、最初に着手したのは、システムの導入ではありません。3つのプロジェクトチームとワーキンググループからなる「デジタル化推進体制」の立ち上げ。そして体制を動かすCIO補佐官として、北海道日立システムズを迎え入れることでした。

2022年7月に始まった伴走支援は5年目を迎え、伴走支援で検討してきた取り組みの一つとして、マイナンバーカードの普及促進があります。礼文町では夜間・休日窓口の開設等に取り組み、普及率は32.5％(支援前)から78.5％(2023年度)へ上昇しました。

支援開始前の課題と支援による変化

支援内容の概要：デジタル専門人材派遣

「製品を導入する」から「ともに考える」へ。庁内に入り込む伴走支援。

北海道日立システムズが礼文町さまに提供しているのは、内閣府の地方創生人材支援制度における「デジタル専門人材派遣」です。CIO補佐官として、町のDX推進に継続的に関わっています。特定のシステムやサービスを納入する契約ではありません。職員とともに課題を整理し、施策を検討し、予算化から運用定着までを支える。定期的に現地を訪問・駐在しながらの伴走が、2022年7月から5年目を迎えています。

1.現状把握から運用定着までを一貫して支える体制

支援はまず、礼文町さまの現状を正確に把握することから始まりました。2024年度には14名の職員に対して業務課題のインタビューを実施。庁内に散在していた課題を洗い出し、優先順位を整理していきます。

支援の特徴は課題の抽出だけで終わらせない点です。施策を検討し、予算化に向けた資料を作り、導入後の運用が定着するまで関わり続ける。「計画は立てたが動かない」という自治体DXが陥りがちな停滞を関わりによって防いでいるのです。

2.特定製品を前提としない支援

デジタル専門人材派遣が製品導入と異なるのは、特定製品ありきではなく、町の課題に応じて複数の選択肢を整理する立場である点です。

自治体情報システムの標準化においても、既存ベンダーの提案内容や価格が適正であるかを判断するための「もう一つの目線」として、比較検討の材料を提供する役割を担いました。

3.継続的な関係が生む「相談できる」という安心感

大切にしているのは、単発のコンサルティングで終わらせないことです。定期的に顔を合わせ、日常的な相談に応じる関係を築くことで、職員が疑問を抱えたまま放置しない環境が生まれました。

「相談できる相手がいる」という当たり前の状態。専門人材のいない小規模自治体にとって、それが大きな意味を持ちます。

支援導入の目的

国が求めるデジタル化と、町の現実。その隔たりを埋めるための体制づくり。

国が示す方針は明確でも、限られた職員体制の中で、どのように実行へつなげていくか。
北海道日立システムズが礼文町さまとともに、最初に向き合った問いでした。

1.「言葉すら分からない」状態からの出発

支援開始前の状況について、副町長の石動仁氏はこう振り返ります。

「正直、どのようにデジタル化を推進していけばいいのか、分からない状況でした」

国から標準化の手引きや手順書は示されていたものの、着手できずにいました。「何から手をつけていいのか、もしくは言葉すら本当に分からないような状況からのスタートだった」といいます。

デジタル分野の専門人材やノウハウが限られる中、限られた職員体制で国が求めるDXを進める必要がありました。町はその実行方法を模索していたといいます。この状況が、支援の出発点となりました。

2.担当課だけでは動かない。全庁横断という体制づくり

町全体のデジタル化を進めるには、担当課や担当者だけでは対応できない。全庁的かつ横断的な取り組みが必要になります。

礼文町さまが立ち上げたのは「デジタル化推進体制」です。

3つを検討するプロジェクトチームとワーキンググループで構成しました。

システムを導入してから体制を考えるのではなく、体制を整えてから何を導入すべきかを考える。この順序が、その後の推進を支える土台となります。

3.体制を動かす「知見」をどこから得るか

体制を整えたうえで残ったのは、実際に動かす専門的な知見をどう確保するかという課題でした。標準化への対応に加え、AIを活用した業務も年々増えていきます。

「小さい町ですから、デジタル関連のノウハウが少ない。専門知識を持った職員もいない」(総務課 企画係長 江刺純 氏)

デジタル分野に精通した人材を迎え入れ、DXを推進していく方針が定まり、礼文町さまは支援や助言を得られる企業を探しはじめました。

選定のポイント

内閣府のデジタル専門人材派遣制度におけるマッチングを通じて北海道日立システムズを知っていただきました。

数ある選択肢の中から、礼文町さまが北海道日立システムズをパートナーに選んだ理由。重点を置かれたのは、主に以下の4点です。

1.内閣府の制度を通じた紹介という信頼性

礼文町さまが活用したのは、内閣府のデジタル専門人材派遣制度。同制度におけるマッチングを通じて、北海道日立システムズを知っていただきました。

「国で行っている標準化の関係で、うちは違うベンダーさんを入れていまして、それと対比する形で他の業者さんを探しておりました。内閣府の方で日立さんをデジタル人材の関係で登録されているということでご紹介を受けまして」（江刺氏）

国の制度を通じたマッチングをきっかけに、当社との具体的な協議が始まりました。

2.既存システムがつないだ、既存の接点

もう一つの決め手は、すでに存在していた接点です。

「たまたま礼文町では他ベンダー経由で日立製の既存システムを導入しておりました。そういった縁もあって選んだ経緯があります」(江刺氏)

まったくの新規ではなく、一定の関係性がある企業であること。離島という環境では、それが大きな安心感につながりました。

3.求められたのは作業代行ではなく「旗振り役」

礼文町さまが北海道日立システムズに求めたのは、プロジェクトチームやワーキンググループの中に入り、議論を前に進める役割でした。

「まさに『旗振り役』を担っていただくこと。CIO補佐役としての助言も大いに期待したところです」(石動氏

現状把握と課題抽出から、職員向けDX研修、システム標準化に向けた業務支援、礼文町DX推進計画の策定と進捗管理まで。それぞれの場面で先導し、ともに考える存在が求められていました。

4.「当たり前」を相対化する、新しい目線

長年にわたり特定のベンダーとの関係で業務が進んでいたことも、外部の視点を求める理由となります。

「一つの業者とだけ付き合っていると、そのやり方が『当たり前』になってしまう。新しい目線が入ることで、そうじゃないと見えてきた。とてもいい刺激になっています」(総務課 広報交通係長 櫻井 和幸 氏)

比較軸を持つ。小規模自治体にとって、それが大きな意味を持ちます。

支援の効果

「相談したら、すぐに答えが返ってくる。」職員が得た安心感が、自治体DX推進の原動力になった。

2022年7月の支援開始から4年。礼文町さまの庁内には、業務環境の刷新にとどまらない変化が生まれています。職員の意識、そして町のDXに向き合う姿勢そのものにまでおよぶ変化でした。

1.蓄積されていた「素朴な疑問」が解消される

最も大きな変化は、職員が疑問をその場で解消できるようになったことです。「こんなことできないのかな」「これどうすればいいんだろう」――専門知識を持つ職員がいない庁内には、そうした素朴な疑問が数多く蓄積されていました。どうすればいいのか分からないまま、手つかずになっていた課題も少なくありません。

「相談したら、すぐに答えが返ってくる。アドバイスをもらえる。職員とすれば、仕事をする上での安心感が本当に芽生えました」(石動氏)

専門人材の不在という課題に対し、継続的な関係が実質的な解決をもたらしました。

2.庁内連絡手段の見直し

支援開始から間もない2022年9月、礼文町では自治体専用ビジネスチャットツールの施策検討を行い、導入トライアルを開始。庁内で最初に着手したデジタル化でした。

それまでデジタルでの庁内連絡は、主に庁内パソコンのメールを利用しており、庁外から確認できる手段は限られていました。「例えば外部に出ていたら連絡が取りづらいなど、いろいろ問題がありました」と、総務課 地域おこし協力隊の長屋光樹氏は当時を振り返ります。

役場のネットワークは複数の系統に分かれており、主に使用される環境はインターネットに接続していません。そのような課題から礼文町では自治体専用ビジネスチャットツールの施策検討を行い、導入へと至りました。

「使い方も一般的なチャットツールみたいなものなので、使い方が難しいということもなかったので、慣れている方からどんどん活用していっています」(長屋氏)

小規模に試行できるツールから着手したことが、その後の活用検討につながりました。

3.外部媒体中心の情報共有から、クラウド活用へ

外部媒体を介した情報共有では、受け渡しやアクセス管理に手間がかかるという課題がありました。外部媒体でのやり取りが残る一方、個人情報の取り扱いは年々厳格化していきます。インターネットを閲覧するために、3台のパソコンを使い分ける必要もありました。

「クラウドストレージサービスとか、文字起こしソフトを使わせてもらったりして。とても効率的にデータの移行が可能になって、すごく助かっています」(櫻井氏)

施策検討を経て、礼文町ではクラウドストレージサービスによる共有環境の整備と、セキュアなリモートアクセス環境を導入。利便性とセキュリティを同時に改善する打ち手となりました。

4.マイナンバーカード普及率、全国・全道平均を上回る

町民に向けた取り組みでも、成果は表れています。支援開始前32.5%だったマイナンバーカードの普及率は、2022年度に72.1%、2023年度には78.5%へと上昇しました。全国平均73.0%、北海道平均71.7%を上回る水準です。

スマホ教室、マイナンバーカード利活用講座、電子申請講座の開催。町民が実際にデジタルに触れる機会を継続的に設けてきた、地道な積み重ねが数字を支えています。

5.「これもできるのでは」という発想が生まれる

変化は、一足飛びに訪れたわけではありません。

「今まで使っていなかったシステムが多いので、最初は戸惑いもありました」(江刺氏)

それでも自治体専用ビジネスチャットツール、文字起こしソフトと、日常業務で触れるツールが増えていきました。文字起こしソフトの活用、書かない窓口の導入検討、公共交通に関する計画策定への協力。庁内の空気は少しずつ変わり、新たな取り組みが次々と動き出しています。

「これもできるんじゃないか、というきっかけ作りになりました」(櫻井氏)

増えたのはツールだけではありません。職員の発想そのものが変わりはじめました。

6.外部人材と、島に常駐するデジタル人材の連携

支援を進める中で、もう一つの課題が見えてきます。国が示す方針や制度へ対応するためには、町内の限られた職員体制を補う専門的な知見が必要でした。

外部人材との連携をより実のあるものにするには、島の側にも受け皿が必要になる。考えた末に礼文町さまが選んだのは、デジタル化に特化した地域おこし協力隊を独自に募集するという方法でした。応募があり、1名の採用に至ります。現在3年目を迎える長屋氏です。

「長屋さんとうまく連携を取ってもらって、いい具合にかみ合った。地域おこし協力隊も含めて後押しをかけて取り組んだのが、一つの工夫かなと思っています」(石動氏)

外部から通う専門人材と、島に常駐するデジタル人材。二つの役割が噛み合ったことで、月に数日という支援の密度は大きく変わります。同様の制約を抱える小規模自治体にとって、一つのモデルとなる体制です。

今後の展望

マンパワーだけでは補えない部分を、デジタルのチカラで。
行政サービスとデジタルをつなぐ役割へ。

人口減少が進む中、職員の確保は年々厳しさを増しています。一方で町民のニーズは多様化し、複雑化していく。従来と同じ行政サービスを提供し続けることが、困難な時代となりました。マンパワーだけでは補えない部分を、デジタルによって解決していく。礼文町さまが向き合う、次の課題です。

1.デジタル推進を専門に担う体制づくり

礼文町さまが次の段階として見据えているのが、デジタル推進を専門に担う体制の整備です。策定を進めている「礼文町DX推進計画」において、大きな要素となります。

これまでは、デジタルに関する案件を誰が担うのかがあいまいでした。

「専門の部署がなかったので、担当者がわからなくて『これってどこだっけ』となる。後回しにされるならまだ良かったのですが、中にはそのまま忘れ去られてしまうこともあって」(長屋氏)

担当部署を、もしくは担当者を置くこと。属人的な対応から組織的な体制へと移行することで、礼文町さまの自治体DX推進は次の段階に入ろうとしています。

2.標準化完了後に控えるBPR

自治体情報システムの標準化は、2026年度に完了する見込みです。続いて控えているのが、BPR(業務プロセス改革)の実施。ツールを導入するだけでは、業務は本質的に変わりません。標準化によって整った基盤の上で、業務の流れそのものを見直していく。町民と職員の双方にメリットのある、礼文町さまに適したデジタル化へと進んでいきます。

3.離島だからこそ向き合うべき、地域課題

一方で、離島ならではの課題も明確です。高齢者が多い島では、デジタル化を進めるほどに情報格差が生じかねません。窓口に足を運び、顔を合わせて手続きをする。その機会が減れば、地域や町民とのつながりも希薄になっていくでしょう。

デジタル化を進めながら、取り残される町民を生まない。地域課題を洗い出し、解決に向けた検討を重ねていくことが求められます。

4.行政サービスとデジタルをつなぐパートナーとして

北海道日立システムズに対しては、これまでの支援の継続に加え、新たな役割への期待が寄せられています。

「単にシステムを紹介するだけではなく、町民のニーズと我々行政側の業務との格差を埋めるための提案や助言。まさに行政サービスとデジタルをつなぐような役目を、今後ともお願いしたいと考えております」(石動氏)

限られた職員体制の中で、自治体がどのようにDXへの一歩を踏み出すのか。
デジタル分野の専門人材やノウハウが限られる中、どのように歩き出すのか。
2022年度から続く礼文町さまの取り組みは、デジタル化の出発点に立つ自治体にとって、一つのヒントになるはずです。